คุณสามารถสร้าง Application ที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย โดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ในเรื่องการเขียนโปรแกรม ด้วยระยะเวลาที่รวดเร็ว สามารถแก้ไขได้เอง ไม่ต้องรอโปรแกรมเมอร์ที่อาจไม่เข้าใจวัตถุประสงค์ของท่าน และท่านสามารถสร้างรายงานได้เองแบบ real-time เพื่อไปวิเคราะห์และพัฒนาระบบการทำงานของท่านได้อย่างรวดเร็ว การปรับตัวเพื่อการเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน สามารถทำงานที่ไหน/เวลาไหนก็ได้ และการปรับปรุงคุณภาพขององค์กร กลายเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการอยู่รอดและเติบโตของทุกองค์กร ตัวอย่างการนำ Papyrus ไปประยุกต์ใช้งานดังข้อมูลข้างล่างนี้ เป็นแค่ตัวอย่างบางส่วนที่อาจเป็นปัญหาหลักขององค์กรท่านเท่านั้น
ตัวอย่างการประยุกต์ใช้งานระบบ Papyrus
PDPA compliance
การป้องกันและคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งต่อการทำธุรกิจในปัจจุบัน ไม่ใช่เป็นเพียงการยอมรับ การคุ้มครองสิทธิมนุษยชน ภายใต้รัฐธรรมนูญเท่านั้น แต่ยังเป็นการให้ความคุ้มครองสิทธิของผู้บริโภค หรือเจ้าของข้อมูลอีกด้วย โดยการกำกับดูแลผู้ให้บริการ อันได้แก่ ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลและผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ด้วย Papyrus ระบบการบริหารจัดการข้อมูล และการควบคุมเอกสาร จะทำให้องค์กรของคุณบริหารจัดการข้อมูลได้อย่างโปร่งใส ตรวจสอบได้ และจะเป็นหัวใจสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรของคุณผ่านข้อกำหนดตามที่ ต้องการในด้าน Data Governance ซึ่งจัดเป็นหนึ่งในหัวข้อที่ยากที่สุดของ PDPA
ISO standards compliance
- ใช้บริหารเอกสารควบคุมในระบบ ISO Standards ได้อย่างสมบูรณ์แบบ ทั้งการคุมเลขที่เอกสาร เวอร์ชั่น การแจกจ่ายและการรับทราบ การตรวจสอบสถานะ การตรวจสอบย้อนกลับ การแจ้งเตือน ลายน้ำที่ปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการ
- Auditor สามารถเข้ามาตรวจสอบได้ง่าย และสอดคล้องกับหลักการการควบคุมเอกสารตามระบบมาตรฐาน
- ลดปัญหาการอนุมัติเอกสารช้าและสูญหาย สามารถติดตามได้ว่าตอนนี้อยู่ที่ขั้นตอนไหน ใครพิจารณาอยู่ ใช้ระยะเวลาเท่าไหร่แล้ว
- ลดปัญหาการนำเอกสารผิดไปใช้งาน และลด Defect ในการทำงานจากข้อมูลที่ไม่ทันสมัย
- ลดผลกระทบในกรณีบุคลากรที่สำคัญลาออก องค์ความรู้ต่างๆและกระบวนการทำงานที่ถูกต้อง จะถูกบันทึกเก็บไว้เพื่อให้บุคลากรอื่นๆสามารถสืบค้นและยังปฏิบัติงานได้ตามมาตรฐานเดิม ซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่สุดในการบริหารจัดการเรื่องคน
CAR & Customer Complaint management
- ใช้บริหาร CAR ได้อย่างอิสระ ทั้งรูปแบบฟอร์มที่สร้างเองได้ตามความต้องการขององค์กร
- การประเมิน CAR โดยบันทึกลงบน Tablet หรือ IPAD เลย โดยไม่ต้องใช้กระดาษ
- สามารถส่งต่อถึงผู้รับผิดชอบได้อย่างทันที เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- ติดตามสถานะและความก้าวหน้าจากหน้าจอ ที่ไหน เมื่อไหร่ ไม่เสียเวลาในการติดตาม
- สามารถรวบรวมทำรายงานได้แบบ real-time เพื่อการแก้ไขปัญหาที่ถูกต้องและรวดเร็ว
- จากประสบการณ์ที่ใช้งานจริง ลูกค้าสามารถลดจำนวน CAR และ Complaint ลงได้มากกว่า 50% เนื่องจากเอาทรัพยากรบุคคลและเวลาไปมุ่งเน้นการแก้ปัญหาที่สาเหตุ โดยไม่ต้องมาวุ่นวายกับการติดตามเอกสารและขั้นตอนต่างๆ สามารถลด Defect สร้างความพึงพอใจกับลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น เท่ากับการลดต้นทุน และสร้างการขายแบบปากต่อปากด้วยการ support ที่ดีได้ง่ายขึ้น เป็นการลงทุนทำการตลาดที่ใช้ต้นทุนต่ำที่สุด
Training management
- สร้างระบบการอบรมพนักงานด้วยโครงสร้าง best practice ที่มีตั้งแต่การสร้างหลักสูตร ขออนุมัติ ขอส่งผู้เข้าอบรม ตลอดจนการติดตามประเมินผลหลังการอบรม ตามหลักการเพื่อให้เจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานมีความรู้และความพร้อมในการทำงานให้ถูกต้องตลอดเวลา เพื่อความปลอดภัยและเพื่อคุณภาพที่ดีของสินค้า ลด defect ลดอุบัติเหตุ
- หลักสูตรภายนอก/ภายใน
- หลักสูตรภาคบังคับ (Training Needs), และ OJT
- มีการบริหารแยกกันของทั้ง 4 ประเภทการอบรม ให้เกิดการอบรมที่ครอบคลุมตามหลักการและเก็บประวัติการอบรมของผู้เข้าอบรมไว้ตลอด
Contract & Other important documents management (Certificate, ใบอนุญาต, เอกสารราชการและอื่นๆ)
- สามารถจัดเก็บเพื่อการค้นหาใช้งานได้อย่างรวดเร็วและเป็นระเบียบ
- สามารถตั้งการแจ้งเตือนก่อนสัญญาหรือเอกสารสำคัญจะหมดอายุ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องดำเนินการต่ออายุ ก่อนเอกสารจะหมดอายุ
Expense claim
- สามารถสร้างแบบฟอร์มเพื่อการทำเรื่องขอเบิกจ่ายเงินทดรองจ่าย เบิกเงินล่วงหน้า สำหรับโครงการ หรือการเบิกเงินอื่นๆ เพื่อการตรวจสอบติดตามได้อย่างโปร่งใส เพื่อลดปัญหาเงินรั่วไหลของบริษัท และช่วยการควบคุมงบประมาณที่ได้มีการจัดสรรไว้แล้วไม่ให้เกินกำหนด
- ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นๆ ตามที่ admin เป็นคนกำหนด จะสามารถตรวจสอบสถานะและติดตามได้อย่างมีประสิทธิภาพจากที่ไหน/เมื่อไหร่ก็ได้ ให้เจ้าหน้าที่เหล่านั้นเอาเวลาที่จะต้องกังวลเรื่องการเบิกจ่าย ตั้งใจไปกับการทำงานเพื่อให้ได้ประสิทธิผลได้เต็มที่
Support service requests
- เมื่อมีการร้องขอ Support จากหน่วยงานต่างๆ จะสามารถควบคุมเวลา ต้นทุนและแนวทางการแก้ปัญหาตามความเหมาะสม
- เพื่อการติดตามผล และสามารถออกรายงานตามที่ต้องการได้แบบ Real-time
BOM & Drawing management (internal/external)
- ในการทำงานมักจะมีเอกสารจากภายนอกเช่น เอกสารข้อกำหนด หรือ Drawing จากลูกค้าของเราซึ่งต้องนำมาบังคับใช้ และออกแบบกระบวนการผลิตหรือการตรวจสอบคุณภาพของบุคลากรภายในและเพื่ออ้างอิง
- ค้นหาง่ายและสามารถอ้างอิงถึงกันได้โดยการ Reference เอกสารซึ่งจะทำให้การทำงานสะดวกมากยิ่งขึ้น
R&D document management
- บริหารเอกสารในการวิจัยหรือการทดสอบ Prototype เพื่อควบคุมเป็นความลับและเพื่อการรวบรวมสืบค้น
- สามารถสานต่องานวิจัยได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- สามารถควบคุมสิทธิการเข้าถึงได้ตามระดับของ user
- สามารถตรวจสอบการเข้าถึงงานเอกสารได้จาก log การเข้าถึงเอกสารจาก login name เวลาและกิจกรรม
- ปลอดภัยและมั่นใจในการเก็บรักษาเอกสารสำคัญขององค์กร
- หากเกิดปัญหาภัยพิบัติต่างๆ งานสำคัญจะยังคงอยู่ในระบบ Server
Accounting document management
- เพื่อการ Scan เก็บและค้นหาที่เป็นระบบและรวดเร็ว
- สามารถสร้างการอ้างอิงกับเอกสารสัญญาเพื่อทำให้ติดตามได้สะดวกว่ามีการเก็บเงินได้ครบถ้วนแล้วรึยัง
Equipment calibration management
- สามารถสร้างแบบฟอร์มการสอบเทียบอุปกรณ์ชั่ง ตวง วัด และเครื่องมือต่างๆในการทำงาน เพื่อเป็นมาตรฐานในการตรวจสอบและทำงานให้ได้ถูกต้องตาม Specification
- สามารถกำหนดการแจ้งเตือนเป็น email ในการสอบเทียบครั้งต่อไปได้ ป้องกันปัญหา เครื่องมือขาดการสอบเทียบซึ่งเป็นสาเหตุของ Defect ในการผลิตได้
- นอกจากจะช่วยสร้างมาตรฐานในการทำงานให้ดีขึ้นแล้ว ยังช่วยลดต้นทุนของเสียในการผลิตได้เป็นอย่างดีอีกด้วย
Quality records management (incoming/in-process/outgoing)
- สามารถสร้างแบบฟอร์มบันทึกการตรวจสอบคุณภาพวัตถุดิบและสินค้า ตั้งแต่กระบวนการรับวัตถุดิบเข้าเก็บใน Store เข้ากระบวนการผลิต (Inprocess) จนกระทั่งถึงผลิตภัณฑ์สุดท้าย (Finished Product) เพื่อการรวบรวมข้อมูลไว้ในระบบ เพื่อให้สามารถสืบค้นได้อย่างง่ายดายแม้จะต้องค้นหาย้อนหลังเป็นระยะเวลานาน
- และสามารถรวบรวมข้อมูลมาดูผลได้แบบ Realtime
- ลดกระบวนการทำงานของ QC ลง และลดปัญหาการใช้แบบฟอร์มที่ไม่ update และไม่เป็นมาตรฐานเหมือนกัน
- ลดการใช้กระดาษ สถานที่การจัดเก็บ การดูแลเอกสาร และง่ายต่อการค้นหา
Sales and marketing document management
- บริหารเอกสารประกอบการขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อมีการ update ข้อมูลสินค้า บริการ ไม่ว่าจะเป็น White Paper, Catalogue หรือ Presentation จะมีการแจ้งเตือนผู้เกี่ยวข้องทุกคน ให้มีการนำเสนอสินค้าที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ด้วยเครื่องมือที่มีการ update ล่าสุดเหมือนกัน
- บริหารการออกใบเสนอราคาอย่างเป็นระบบ ควบคุมแบบฟอร์ม ควบคุมเวอร์ชั่นของใบเสนอราคาต่อลูกค้า เพื่อให้ Sales สามารถทำงานสานต่อกันได้ง่ายและสามารถควบคุมนโยบายการเสนอราคาให้เป็นไปตามเงื่อนไขที่องค์กรต้องการได้
- เมื่อมีใบสั่งซื้อเกิดขึ้น สามารถจัดเก็บและสร้าง Reference กับใบเสนอราคาเพื่อการติดตามงานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
Other application
- ระบบ Work Flow สามารถออกแบบเพื่อเชื่อมการทำงานในการติดตามงานของแต่ละส่วนความรับผิดชอบที่ต้องมีการส่งต่องานให้กันหลายแผนก หรือ หลายส่วนผู้รับผิดชอบ ให้ทราบว่าแต่ละงานถึงขั้นตอนใดและใช้เวลาเท่าไหร่ได้อย่างสะดวก
- การทำงานที่เป็น Project สามารถสร้างขั้นตอนการดำเนินงานเพื่อติดตาม และรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องในแต่ละขั้นตอนการทำงานได้